El acceso a la información hoy en día es esencial para un flujo de trabajo efectivo. Sobre todo, cuando en una organización se manejan muchos documentos y es necesario compartirlos de manera segura con los miembros de esta. Además, es útil que todo esté centralizado y que su navegación sea sencilla e intuitiva.  Para ello es interesante el uso de una intranet.  

Para garantizar estas características, es que SharePoint existe. Este servicio de Microsoft 365 permite organizar por medio de sitios toda la información de tu organización. También permite la gobernanza por medio grupos de Microsoft 365, donde se pueden configurar diferentes permisos y accesos. 

Sitios

Para entender SharePoint, tenemos que definir qué es un sitio. Un sitio, comúnmente llamado sitio web, es una herramienta de colaboración que centraliza toda la información y permite a sus integrantes acceder y compartirla. 

Existen diferentes tipos de sitios, que tienen funcionalidades muy útiles y que se interrelacionan entre ellos. 

• Sitios de grupo o equipo sirven para colaborar y almacenar archivos, trabajar en coautoría de archivos y se conectan a un grupo de Microsoft 365. 
• Sitios de comunicación útiles para difundir información a un público amplio. Normalmente, se utilizan para compartir noticias, informes, etc. 
• Sitios concentradores permiten la interconexión y organización de los sitios. Son útiles para facilitar la navegación y dar estructura a los sitios asociados. 

Seguridad de la información

Probablemente, la información que maneja una empresa es su bien más preciado y protegerla es imprescindible. Por ello, SharePoint tiene mecanismos asociados que se utilizan para este fin.

Toda la información de los Sitios de SharePoint es almacenada en OneDrive, por lo tanto, Microsoft se encarga de la seguridad de los datos y nos deja a nosotros el control del acceso a ellos. Es decir, los administradores de los sitios pueden decidir a quién dar permisos a cierta información. Para ello, es importante utilizar los grupos de Microsoft 365, porque se pueden modificar reglas, configuraciones de acceso y colaboración en los archivos. Por ejemplo, se puede permitir que algunos archivos solo puedan ser accedidos por defecto por personas dentro de la organización. Para la seguridad Microsoft se ayuda del directorio activo de su organización para el manejo de usuarios. Por lo tanto, es imprescindible mantener una cultura de privacidad con credenciales y accesos. Es muy recomendable que todos los usuarios usen mecanismos como el inicio de sesión en dos pasos.

Los administradores tienen acceso al centro de administración de SharePoint, donde se puede validar información importante como la actividad de archivos, el uso de etiquetas de información sensible, uso de OneDrive, entre otras. Todo por medio de un dashboard que es fácil de visualizar y analizar. 

SharePoint es la solución de Microsoft para las necesidades de intranet. Y hay muchas características que no se mencionaron pero que se pueden utilizar en esta plataforma. Sin duda alguna, SharePoint es el servicio que más se acopla al flujo de trabajo de Office y Teams. Puede ser una solución simple y más rápida de utilizar en tu organización. 

Autor: Erick Villatoro / Cloud Solution Architect de Microsoft en Criptonube